式典やイベント、懇親会などの案内状を受け取ったとき、「参加できないけれど、どう断れば失礼にならないのか」と悩む方は多いでしょう。
断り方を間違えると、相手に不快な印象を与えてしまうこともあります。
そこでこの記事では、案内状の断り方の正しいマナーと文例を紹介します。
フォーマル・ビジネス・友人向けなど、シーン別の例文付きで解説します。
案内状の断り方の基本マナー
案内状を断る際に大切なのは、「感謝 → 理由 → お詫び → 今後への配慮」の順で伝えることです。
単に「行けません」と伝えるだけでは、相手に冷たい印象を与えてしまいます。
基本構成
| 項目 | 内容 | 例文 |
|---|---|---|
| 感謝 | 案内を受けたことへのお礼 | 「ご丁寧なご案内をいただき、誠にありがとうございます。」 |
| 理由 | 出席できない理由を簡潔に伝える | 「あいにく当日は出張のため、出席がかないません。」 |
| お詫び | 不参加に対するお詫びの気持ち | 「ご期待に添えず申し訳ございません。」 |
| 今後への配慮 | 断りの印象を和らげる一言 | 「盛会を心よりお祈り申し上げます。」 |
断る理由は正直に書く必要はありません。「都合により」「やむを得ず」などの表現で十分です。
案内状の断り方の文例【フォーマルな式典・慶事編】
拝啓 〇〇の候 皆様にはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびはご丁寧なご案内を賜り、誠にありがとうございました。
せっかくのお誘いではございますが、あいにく所用のため、当日は出席がかないません。
ご厚意に添えず恐縮に存じますが、皆様のご健勝とますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
ポイント
- 縦書き形式・句読点を省くとより格式高い印象に
- 「出席できません」よりも「出席がかないません」と柔らかく伝える
案内状の断り方の文例【ビジネス・社内イベント編】
いつもお世話になっております。
このたびは〇〇懇親会へのご案内をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は別件の業務が入っており、参加が難しい状況です。
ご盛会を心よりお祈り申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
ポイント
- 社外・社内を問わず「ご盛会をお祈りします」で締めると好印象
- 理由を詳細に書きすぎない方がスマート
案内状の断り方の文例【カジュアル・友人向け】
案内ありがとう！
せっかく誘ってもらったのに、その日は家族の予定があって参加できそうにないんだ。
また次の機会にぜひ誘ってもらえると嬉しい！
バーベキュー、楽しんできてね！
ポイント
- カジュアルな関係では「ありがとう」や「また誘ってね」と前向きな言葉で終える
- 固くなりすぎず、フレンドリーな文体を心がける
案内状の断り方で避けるべきNG表現
| NG表現 | 理由 |
|---|---|
| 「行けません」 | 直接的で冷たく聞こえる |
| 「忙しいので」 | 相手より自分を優先している印象を与える |
| 「無理です」「難しいです」 | 否定的で断定的な印象 |
| 「出られません」 | 上から目線に聞こえる場合がある |
代わりに「都合により」「当日はあいにく」など、やわらかい表現を使いましょう。
案内状の断り方の返信ハガキやメールでの書き方
ハガキで断る場合
□ 欠席させていただきます
当日はやむを得ない事情により出席がかないません
ご盛会を心よりお祈り申し上げます
メールで断る場合
件名：〇〇（イベント名）ご案内のお礼
株式会社〇〇〇〇
〇〇様
平素よりお世話になっております。
このたびは〇〇へのご案内をいただき、誠にありがとうございます。
申し訳ございませんが、当日は都合により参加できません。
ご盛会をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
営業部 山田太郎
まとめ：案内状の断り方は「感謝と配慮」が基本
案内状の断り方のコツは、断る＝拒否ではなく“丁寧な対応”だと考えることです。
- まずは感謝の気持ちを伝える
- 理由は簡潔に述べる（長く書かない）
- 「お詫び＋今後への気遣い」で印象を和らげる
- フォーマルな場では句読点を省き、格式を保つ
この4点を意識するだけで、どんな相手にも失礼なく断ることができます。
この記事の例文を参考に、相手との関係を大切にする“品のある断り方”を実践しましょう。
以上、案内状の断り方についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
