卒団式の案内状の文例について

2025年11月29日

卒団式の案内状は、礼儀正しさ・読みやすさ・必要情報の明確さがポイントです。

一般的には以下の構成で作ります。

基本構成

書き出しの挨拶（季節・相手への敬意）
卒団式開催の報告
日時・場所・内容の案内
出欠の確認方法
お願い事（服装・駐車場・持ち物など）
結びの挨拶
署名（団名・代表者名）

文例1：もっとも一般的な「保護者向け」案内状（フォーマル）

拝啓　早春の候、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

さて、このたび○○スポーツ少年団では、今年度の卒団生を祝う
「卒団式」を下記のとおり執り行う運びとなりました。
つきましては、保護者の皆様にもぜひご臨席いただきたくご案内申し上げます。

記

【日　時】　令和○年○月○日（○）　○時〜○時  
【会　場】　○○市立○○体育館  
【内　容】　式典、記念品贈呈、スライド上映、記念撮影　ほか  
【服　装】　カジュアル可  
【その他】　駐車場は会場裏手をご利用ください。

なお、準備の都合上、○月○日までに出欠のご連絡をお願いいたします。

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

敬具  
令和○年○月○日  
○○スポーツ少年団  
団長　○○ ○○

文例2：コーチ・指導者に送る案内状（より丁寧で格調高い）

拝啓　春寒の候、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

平素より当団の活動に温かいご指導を賜り、誠にありがとうございます。
このたび、令和○年度卒団生の門出を祝うべく、卒団式を下記のとおり開催いたします。

ご多用中とは存じますが、日頃お世話になっている指導者の皆様にも
ぜひご臨席賜りたく、ここにご案内申し上げます。

記

【日　時】　令和○年○月○日（○）　○時開式  
【会　場】　○○コミュニティセンター　多目的ホール  
【内　容】　式典、卒団生挨拶、指導者メッセージ、記念撮影  
【服　装】　スーツまたは準ずる服装にてお願い申し上げます

なお、出欠につきましては○月○日までにご返信くださいますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具  
○○スポーツ少年団  
代表　○○ ○○

文例3：参加者に向けて “少しカジュアル” に書きたい場合

保護者の皆さまへ

今年もいよいよ卒団の季節となりました。
つきましては、○○団では下記のとおり卒団式を行います。

【日　時】　○月○日（○）　○:○〜  
【会　場】　○○センター  
【持ち物】　上履き・飲み物  
【駐車場】　台数に限りがありますので、乗り合わせにご協力ください。

準備の都合上、○日までに出欠の連絡をお願いします。  
皆さまのご参加をお待ちしております。

文例4：外部関係者（地域団体・協賛者）向けの案内状

拝啓　早春の折、貴団体ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

平素より当スポーツ少年団の活動に格別のご支援を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、このたび令和○年度卒団式を下記のとおり執り行う運びとなりました。

ご多用中とは存じますが、ご臨席いただけましたら幸いに存じます。

記

【日　時】　令和○年○月○日（○）  
【場　所】　○○市民センター  
【内　容】　式典・記念品贈呈・卒団生紹介

誠に恐縮ではございますが、○月○日までにご出欠のご連絡を
賜りますようお願い申し上げます。

敬具

文例5：メールで送る「簡潔版」（テキスト向き）

件名：卒団式開催のご案内（○○スポーツ少年団）

○○様

お世話になっております。○○スポーツ少年団です。
今年度の卒団式を下記のとおり開催いたしますのでご案内申し上げます。

日　時：○月○日（○） ○時〜  
会　場：○○センター  
内　容：式典、卒団生挨拶、記念撮影  
出　欠：○月○日までにご回答ください。

どうぞよろしくお願いいたします。