欠席の連絡は、ただ「行けません」と伝えるだけでは不十分です。
相手への敬意を示しながら、必要な情報を簡潔かつ丁寧に伝えることが重要です。
目次
【欠席返信の基本構成】
- 案内状へのお礼
- 欠席の旨を丁寧に伝える
- 理由（簡潔でOK）
- 相手を気遣う言葉
- 今後の変わらぬ関係を示す言葉
- 結びの挨拶
この流れを意識するだけで、ビジネス・プライベート問わず、相手に誠意が伝わる文章になります。
欠席理由は「詳しすぎない」が鉄則
理由はあまり長く書かず、*差し障りない理由”を淡々と添えるのがマナーです。
例
- 以前より予定が入っており…
- やむを得ぬ事情により…
- 所用のため…
プライベートの場合でも、家庭の事情・体調不良・仕事の予定などは「詳細を濁す」ほうが品よく仕上がります。
実際に使える欠席返信の文例（ビジネス編）
かしこまったビジネス文例
拝啓 ◯◯の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびはご丁寧なご案内を頂き、誠にありがとうございます。
せっかくお招きいただきましたが、あいにく以前より所用がございまして、
誠に勝手ながら欠席させていただきたく存じます。
皆様のご盛会を心よりお祈り申し上げます。
まずは書中にて欠席のお詫びを申し上げます。
敬具
上司や取引先向けの「より柔らかい」文例
このたびはご案内いただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、当日は都合がつかず欠席させていただきます。
ご盛会をお祈り申し上げます。
実際に使える欠席返信の文例（プライベート編）
一般的な丁寧な返信
ご招待いただきありがとうございます。
せっかくのお話ですが、当日は都合がつかず参加できません。
またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
結婚式やパーティーのお誘いを欠席する場合
このたびは素敵なご招待をいただき、ありがとうございます。
大変心苦しいのですが、やむを得ない事情により欠席させていただきます。
おふたりのますますの幸せを心よりお祈りいたします。
書くときの細かな注意点
NG表現
- 「行けません」「無理です」などの直言
- 詳細すぎる個人的事情（トラブル・愚痴・病気の症状など）
- 相手を責めるような含みのある言い回し
気遣いのひと言で印象が変わる
- 「またの機会に」
- 「ご盛会をお祈りします」
- 「お声がけいただき光栄です」
- 「お気遣いをいただきありがとうございます」
これらを添えると、欠席の返信でも相手に好印象を与えられます。
文章を書くときのコツ
「クッション言葉」で柔らかくする
欠席というネガティブ内容も、以下の言葉で印象が和らぎます。
- 恐れ入りますが
- 大変恐縮ではございますが
- 心苦しいのですが
主語を少なめにして、感謝を強調
「私は行けません」ではなく、「せっかくのご案内にもかかわらず、都合がつかず…」という構造にすると、角が立ちません。
最後に未来に繋がる言葉を置く
欠席の連絡でも、「関係を大切に思っている姿勢」を文章に残すことが相手への配慮になります。
以上、案内状の欠席の書き方についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
