飲み会の案内状は、参加率・当日の雰囲気・主催者の印象を大きく左右する重要なコミュニケーションツールです。
単なる日時連絡にとどまらず、「参加したくなる理由」を自然に伝えることが成功のポイントになります。
ここでは、目的別の考え方、必須要素、文面の書き方、NG例、実用テンプレートまで、実務レベルで詳しく解説します。
目次
飲み会の案内状の役割と重要性
飲み会の案内状には、次の3つの役割があります。
- 情報伝達
日時・場所・会費など、判断に必要な情報を正確に伝える - 動機づけ
「行こうかな」と思わせる理由や雰囲気を伝える - 関係性の演出
フォーマル／カジュアルなど、相手との距離感を調整する
特に社会人の場合、「忙しい中で時間を割く価値があるか」が無意識に判断されるため、案内文の質がそのまま参加率に直結します。
案内状に必ず入れるべき基本項目
どのような飲み会でも、以下の項目は漏れなく・分かりやすく入れましょう。
必須情報（最低限）
- 飲み会の目的（歓迎会、打ち上げ、懇親会など）
- 日時（曜日も必ず記載）
- 場所（店名＋住所、可能なら最寄駅）
- 会費（税込／飲み放題の有無も明記）
- 出欠の回答期限
- 幹事・連絡先
あると親切な情報
- 開始・終了予定時刻
- ドレスコードの有無
- アレルギーや食事制限の確認
- 二次会の予定
シーン別｜案内状の書き分けポイント
会社・職場の飲み会（フォーマル寄り）
特徴
- 丁寧語・敬語が基本
- 公平性・配慮が重要
- 強制感を出さない
文面のポイント
- 「ご都合がよろしければ」「お気軽にご参加ください」を入れる
- 参加・不参加どちらも尊重する表現にする
友人・知人向け飲み会（カジュアル）
特徴
- フランクで温度感のある表現
- ノリ・楽しさ重視
文面のポイント
- 絵文字やくだけた表現OK
- 会話調で書くと参加率が上がる
送別会・歓迎会など主役がいる場合
特徴
- 主役への配慮が最優先
- 趣旨を明確に伝える
文面のポイント
- 主役の名前・簡単な紹介を入れる
- 「みんなで○○さんを囲んで」など一体感を演出
実用テンプレート（そのまま使える例文）
職場向け（フォーマル）
各位
お疲れさまです。
このたび、◯◯の歓迎会を兼ねた懇親会を下記の通り開催いたします。
【日時】〇月〇日（〇）19:00～21:00
【場所】居酒屋〇〇（〇〇駅 徒歩3分）
【会費】5,000円（飲み放題込み）
ご多忙とは存じますが、ご都合がよろしければぜひご参加ください。
出欠につきましては、〇月〇日までにご返信をお願いいたします。
幹事：〇〇
友人向け（カジュアル）
みんなお疲れ！
久しぶりに集まって飲もう🍻
日時：〇月〇日（土）18:30〜
場所：〇〇（駅前のいつもの店）
予算：だいたい4,000円くらい
来られる人は〇日までに教えてください！
途中参加・途中抜けもOKです
送別会・歓迎会向け
このたび〇〇さんの送別会を開催します。
これまでの感謝の気持ちを込めて、
ささやかですがみんなで集まれればと思います。
日時：〇月〇日（金）19:00～
場所：〇〇
会費：5,000円
ぜひご参加ください。
よくあるNG例と改善ポイント
NG① 情報が足りない
「来週飲み会やります！」
→ いつ？どこ？いくら？が不明
NG② 強制感がある
「全員参加でお願いします」
→ 反感・不参加の原因になる
NG③ 長すぎて要点が分からない
前置きが長文すぎる
→ 要点は箇条書きで整理する
案内状の送付手段と注意点
主な手段
- メール：社内・フォーマル向き
- LINE / Slack：カジュアル・即時性重視
- 紙の案内状：式典・特別な会合
注意点
- グループ送信時は返信方法を明確に
- リマインドは1回までがベスト
- 既読スルー前提で丁寧にフォロー
参加率を上げる一言テクニック
- 「途中参加も大歓迎です」
- 「1杯だけでもぜひ」
- 「初参加の方もお気軽に」
これらを入れるだけで心理的ハードルが大きく下がります。
まとめ
飲み会の案内状は、「情報 × 配慮 × 雰囲気づくり」が揃って初めて効果を発揮します。
- 目的に合ったトーンを選ぶ
- 必須情報を簡潔にまとめる
- 相手の立場を考えた表現を使う
この3点を意識すれば、参加率も満足度も確実に向上します。
以上、飲み会の案内状についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
