送別会の案内状は、主役への敬意を表しつつ、参加者に必要な情報を過不足なく伝えるための重要なビジネス・コミュニケーション文書です。
社内向け・取引先向け・カジュアルな仲間内など、シーンによって表現や形式は大きく変わりますが、基本構造と考え方を押さえておくことで、どんな場面にも対応できます。
以下では、目的・構成・文面の考え方・具体例・NG例・媒体別の注意点まで、体系的に詳しく解説します。
目次
送別会の案内状の目的とは
送別会の案内状には、主に次の3つの役割があります。
- 主役（送られる方）への敬意と感謝を示す
- 参加者に開催趣旨と詳細を正確に伝える
- 参加を促し、場の雰囲気を事前に共有する
単なる「日時連絡」ではなく、
「この送別会は、どんな想いで開かれるのか」
を伝えることが、良い案内状の本質です。
送別会案内状の基本構成（必須項目）
形式を問わず、以下の要素は必ず含めます。
冒頭の挨拶
- 社内向け：簡潔でOK
- 社外・目上の方：時候の挨拶＋丁寧な表現
開催趣旨
- 送別の理由（退職・異動・転職・定年など）
- 主役のこれまでの貢献への感謝
開催概要（最重要）
- 日時（曜日含む）
- 会場（住所・店名）
- 会費の有無・金額
- 開始時刻・終了予定時刻
出欠確認のお願い
- 返信期限
- 返信方法（メール・フォームなど）
結びの言葉
- 参加への配慮
- 主役を囲む温かい場にしたい旨
シーン別｜文面の考え方と注意点
【社内・ビジネス向け（丁寧）】
ポイント
- 砕けすぎない
- 感情表現は控えめだが、感謝は明確に
- 主語は「有志一同」「部署一同」など
例文
各位
このたび、◯月◯日をもちまして◯◯様がご退職されることとなりました。
◯◯様には長年にわたり多大なるご尽力を賜り、心より感謝申し上げます。
つきましては、これまでのご功績に感謝し、ささやかながら送別会を
下記の通り開催いたします。
ご多用中とは存じますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。
【カジュアル・仲間内】
ポイント
- 硬すぎない
- 親しみやすい表現
- LINEやメールに最適
例文
◯◯さんの送別会を開催します！
これまで本当にお世話になった◯◯さんの新たな門出を祝して、
みんなで集まれたらと思います。
お時間合う方はぜひご参加ください！
【目上の方・役職者向け】
ポイント
- 敬語の正確さが最優先
- 軽い表現や絵文字はNG
- 「ささやかではございますが」が定番
媒体別｜案内状の書き方の違い
メール
- 件名を明確に
例：「【送別会のご案内】◯◯様」 - スマホで読まれる前提で改行多め
LINE / チャット
- 要点を箇条書き
- 出欠確認はスタンプ＋一言など簡略化
紙の案内状
- 日付・差出人を明記
- フォーマル度が高い場面向き
よくあるNG例と注意点
- 日時・場所が分かりにくい
- 主役への言及が一言だけ
- 出欠期限が書かれていない
- 内輪すぎる表現を社外向けに使う
特に多い失敗が、「参加者向けの連絡」になっていて、主役への配慮が薄い案内状です。
ワンランク上の案内状にするための工夫
- 主役の印象的な功績を一言添える
- 「新天地でのご活躍を祈念し」など前向きな表現
- 開催趣旨を1文で明確に言語化する
例
「◯◯様の新たな門出を皆様とともに温かくお見送りしたく、送別会を企画いたしました。」
まとめ
送別会の案内状は、情報文書でありながら、気持ちを伝える文章です。
- 誰に向けた案内か
- どれくらいフォーマルか
- 主役をどう送り出したいか
この3点を意識するだけで、文面の質は大きく向上します。
以上、送別会の案内状についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
