案内状には一般的に、次の5要素を入れることで読みやすく整います。
- 挨拶・時候の挨拶（フォーマルな場合のみ）
- 発表会を開催する趣旨
- 日時・場所・内容の詳細
- 参加方法（出欠確認の方法など）
- 締めの挨拶
用途によって堅さやテンションを調整すると、より好印象な案内になります。
【ビジネス向け・フォーマル】発表会案内状の例文
件名：第〇期成果発表会開催のご案内
拝啓 〇〇の候、皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご支援を賜り、誠にありがとうございます。この度、当社では第〇期における取り組みと成果を皆様にご報告すべく、下記の通り発表会を開催する運びとなりました。
日頃よりお世話になっている皆様にぜひご参加いただき、貴重なご意見を賜れれば幸いです。■日時：〇月〇日（〇） 〇時〜〇時
■場所：〇〇会館 〇階大会議室（住所：〇〇）
■内容：取組成果発表、質疑応答、交流会ご多忙の折とは存じますが、ぜひご来臨賜りますようお願い申し上げます。
参加をご希望の方は、〇月〇日までに同封の出欠表またはメールにてご返信ください。敬具
〇〇株式会社
代表取締役 〇〇 〇〇
担当：〇〇（メール：xxxx@example.com）
【文化祭・学校行事向け】発表会案内状（保護者向け）
件名：〇〇クラス 発表会開催のお知らせ
保護者の皆様
いつも本校の活動へご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。
この度、子どもたちの日頃の学習成果を発表する場として、〇〇クラスの発表会を開催いたします。■日時：〇月〇日（〇） 〇時〜
■場所：〇〇小学校 体育館
■内容：劇・合唱・演奏など当日は自由にご観覧いただけます。
子どもたちも練習の成果を楽しみにしていますので、ぜひ足をお運びください。どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇小学校
〇〇クラス担任 〇〇 〇〇
【習い事・カルチャースクール向け】やさしい雰囲気の案内状
件名：〇〇教室 発表会のお知らせ
平素より〇〇教室をご利用いただき、誠にありがとうございます。
生徒の皆さんが日頃のレッスンで身につけた成果を披露する発表会を、下記の通り開催いたします。■日時：〇月〇日（〇）
■場所：〇〇ホール
■対象：生徒のご家族・ご友人発表後には写真撮影のお時間も設けております。
どうぞお気軽に足をお運びいただき、生徒の成長をご覧いただければ幸いです。ご質問がありましたらスタッフまでお知らせください。
【子ども向け（保護者へ）】可愛い雰囲気の案内文
件名：楽しい発表会のお知らせ♪
いつも園の活動にご理解・ご協力をいただき、ありがとうございます。
園児たちは毎日元気いっぱいに練習に取り組んでおり、その成果を披露する「発表会」を開催いたします。■日時：〇月〇日（〇） 〇時〜
■場所：〇〇幼稚園 ホール
■プログラム：ダンス／歌／劇お子さまの頑張る姿をぜひご覧ください。
職員一同、皆さまのご来場を心よりお待ちしております。
さらに印象を良くするポイント
写真・イラストを添えると“参加したくなる案内”に
Web用・紙用どちらでも、前回の発表会の様子やイメージカットを入れると効果的です。
発表会の「テーマ」を入れると特別感が出る
例
- 「未来へつなぐステージ」
- 「音と光が織りなす、子どもたちの世界」
- 「挑戦の軌跡を見届ける一日」
参加方法を明確に（メール／フォーム／出欠表など）
案内状の目的は「迷わせないこと」。
見た瞬間に“どう動けばいいか”が理解できる文章が理想です。
以上、発表会の案内状の例文についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
