講演会案内状を作る目的と基本設計
案内状は「イベントの概要を知らせる」だけでは不十分で、“読む → 興味を持つ → 申し込む”という一連の行動をスムーズに誘導することが本来の役割です。
基本の3要素
- 情報の完全性（日時・場所・内容・申込方法などに漏れがない）
- メリット訴求（読者にとっての参加メリットが明確）
- 即行動の導線（QRコード・申込ボタン・問い合わせ先がわかりやすい）
案内状の構成（テンプレ化できる鉄板構成）
以下は、最も読みやすく成果の出やすい“黄金構成”です。
ヘッダー（タイトル）
読むかどうかを左右する最重要エリア。
ポイント
- 「講演会のタイトル」はメリットや結果が伝わる形にする
例：
× 「●●講演会」
〇 「売上が2倍になる最新ウェブマーケ戦略セミナー」 - 必要であれば副題で補足
- 主催者・ロゴを入れて信頼性アップ
リード文（短い導入メッセージ）
「今回の講演会がなぜ行われるのか」「今なぜ重要か」を端的に伝える。
構成例
- 今の社会状況・業界課題
- 講演会の目的
- 参加者が得られる価値
講演内容（プログラム）
講演テーマを箇条書きで具体化。
このパートが魅力的かどうかで参加率が変わる。
例
- AIマーケティング最新トレンド
- 小予算で成果を出す広告運用法
- すぐ使えるCVアップの実践テクニック
講師プロフィール
講師の権威性を伝えて信頼を獲得するパート。
記載すべき要素
- 名前・肩書き
- 経歴（数字や成果があると良い）
- メディア実績、著書など
- 顔写真（信頼度が大幅アップ）
開催概要（最重要・漏れ厳禁）
読み手が一発で把握できるように表形式が最強。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日時 | 2025年◯月◯日（◯） 14:00〜16:00 |
| 場所 | 会場住所・地図リンク・オンラインならURL |
| 定員 | 50名（先着順） |
| 参加費 | 無料／有料（価格を明記） |
| 主催 | 会社名・団体名 |
| 共催・協賛 | あれば記載 |
参加メリット（参加するとどう良いか）
行動を後押しするパートなので、必ず入れる。
例
- 成果の出るマーケ戦略テンプレを持ち帰れる
- その日から改善できる実践テクニックが学べる
- 同業者とのネットワーキングができる
申込方法（行動導線）
最も見落とされがちな部分が「行動のしやすさ」。
ベストプラクティス
- 大きめのQRコード
- 「ここからお申し込みください」と具体的なアクション文
- 申込締切を明記
- 電話番号・メールアドレスも併記
フッター（注意事項や免責）
- キャンセルポリシー
- 感染対策（必要な場合）
- 個人情報取り扱い方針
実際に使える案内文サンプル
以下は、すぐ使える“完成度高めの文章例”です。
業種を問わず応用できます。
【案内状サンプル文】
拝啓
新緑の候、皆様におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、このたび弊社では、
「デジタル時代の集客を劇的に高める最新ウェブ戦略」
をテーマにした講演会を開催する運びとなりました。
昨今、消費者行動が急速にオンラインへ移行する中で、
従来のマーケティング手法だけでは成果を上げにくくなっております。
本講演会では、最新トレンドと実例を交えながら、
中小企業でも即実践できる集客・売上アップのノウハウをわかりやすく解説いたします。
ぜひこの機会に、今後の事業に活かしていただければ幸いです。
開催概要
- 日時：2025年◯月◯日（◯） 14:00～16:00
- 会場：東京都◯◯区◯◯ホール
- 定員：50名（先着順）
- 参加費：無料
- 主催：株式会社◯◯
講師プロフィール
山田 太郎（やまだ たろう）氏
戦略コンサルタント。
上場企業を中心に300社以上の集客支援を行い、
広告費を下げながら売上を最大化する手法で高い評価を得る。
著書『売れるデジタル戦略の教科書』など。
お申し込み方法
以下のQRコード、またはURLよりお申し込みください。
※定員に達し次第締め切らせていただきます。
敬具
案内状を「読みやすくする」デザインのポイント
1ページで完結させる（スクロール不要）
紙でもPDFでも、1枚に収まるほうが申込率が上がる。
情報はブロック分けして視線誘導
- タイトル
- 開催概要
- 講師紹介
- 申込導線
など、明確に区切ると離脱が減る。
色使いは3色以内
- ベースカラー
- アクセントカラー
- サブカラー
これ以上増やさないことで読みやすさが保たれる。
QRコードは最低3cm角以上
小さすぎると読み取りエラーが増える。
PDF・メール・Webページなど配布方法別の注意点
PDFの場合
- A4縦が基本（印刷しやすい）
- 画像は300dpi以上
- QRコードは鮮明に
メール案内の場合
- 冒頭の文章は短く
- 本文にPDF添付 or LPリンク
- 申込CTAを複数配置
Webページ（LP）での案内の場合
- スマホファーストの縦長構成
- CTAをスクロールごとに2〜3回配置
- 動画で講師紹介を入れるとコンバージョンUP
想定読者別のアレンジ方法
企業向け
- 即効性のあるメリットを強調
- 実績・数字の裏付けを多く
一般向け
- ユーザー体験や感情に訴える言い回し
- 専門用語は避ける
自治体・教育機関向け
- 公的視点の信頼性を意識
- 講師の経歴は丁寧に
まとめ
講演会の案内状は、「情報の網羅性 × 読みやすい構成 × 参加メリット × 行動導線」が揃うと圧倒的に反応率が上がります。
以上、講演会の案内状の作り方についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
