会食の案内状は、単なる日時通知ではなく、「相手への敬意」×「目的の明確化」×「参加判断のしやすさ」を整えるビジネス文書です。
特にビジネスシーンでは、案内状の印象がそのまま企業イメージに直結します。丁寧・簡潔・わかりやすさのバランスが重要です。
案内状の構成は、一般的に次のような流れ。
- 頭語・あいさつ（季節や日頃の感謝）
- 案内の目的（何のための会食か）
- 日時・場所などの詳細
- 出欠の確認方法
- 結びの言葉
- 署名（会社名・部署・氏名・連絡先）
冒頭のあいさつ（頭語・時候の挨拶）
案内状は「拝啓」で始めるのが定番です。
時候の挨拶は季節に応じて変えると丁寧な印象になります。
例（時期問わず使いやすい）
- 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
季節感を出す場合の例
- 春：陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
- 夏：盛夏の候、貴社におかれましてはますますご隆盛のことと存じます。
- 秋：秋涼の候、平素より格別のお引き立てにあずかり厚く御礼申し上げます。
- 冬：歳末の折、ますますご健勝のことと拝察いたします。
会食の目的を端的に伝える
相手に安心して参加してもらうには、会食の趣旨（目的）を明確に伝えることが大切です。
例）目的の書き方
- このたび、今後の協業に向けた意見交換の機会として、ささやかな会食の席を設けたく存じます。
- 日頃のご支援への感謝を込めて、ささやかな懇親の場をご用意いたしました。
- 新規プロジェクトに関する情報交換を目的とした会食の場を設けたく、ご案内申し上げます。
相手との関係性が濃い場合は柔らかく、初対面を含む場合はフォーマルに寄せます。
日時・場所・形式を明確に
最も重要なのは、相手が迷わず参加判断できるようにすることです。
案内すべき項目
- 日時（開始・終了の目安）
- 店舗名、住所、電話番号
- アクセス（駅からの徒歩分などがあると親切）
- 会食の形式（個室・コース料理・立食など）
- 会費の有無（基本は招待側が負担）
例）書き方
■日時：2025年1月25日（金）19:00〜21:00
■場所：○○レストラン（東京都千代田区〇〇）
JR東京駅 ○○口より徒歩5分
■形態：個室にてコース料理をご用意しております
情報があいまいな状態で送るのはNG。
決定してから案内状を送ることが大切です。
出欠の確認方法
相手の負担が少ない確認方法を提示します。
例）丁寧で一般的な文面
- ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
- 恐れ入りますが、1月15日（水）までにご返答いただけますと幸甚です。
- お手数ですが、ご出欠を〇〇までご連絡いただけますと幸いです。
ビジネスメールの場合は、返信期限を入れると回答が遅延しにくくなります。
結びの挨拶
最後は礼儀を感じられる簡潔な一文で締めると良い印象になります。
例）結びの文
- ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
- ぜひご出席賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
- 当日お目にかかれますことを楽しみにしております。
結語は「敬具」で締めます。
署名（差出人情報）
案内状は「誰から届いているか」が一目でわかることが大切です。
- 会社名
- 部署名
- 氏名
- メールアドレス・電話番号
ビジネスメールでは署名ブロックを流用します。
【フル文例】ビジネス会食案内状
以下に、すぐコピーして使える完成度の高い文例を示します。
件名：会食のご案内（1/25 金 19:00〜）
拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび、今後の協業に向けた意見交換の機会として、
ささやかな会食の席を設けたく、ご案内申し上げます。
つきましては、下記の日程にてご都合を賜れますと幸いです。
■日時：2025年1月25日（金）19:00〜21:00
■場所：レストラン○○（東京都千代田区○○）
JR東京駅○○口より徒歩5分
■内容：個室にてコース料理をご用意しております
ご多忙のところ恐縮ではございますが、
1月15日（水）までにご出欠のご連絡をいただけますと幸甚に存じます。
当日お目にかかれますことを、心より楽しみにしております。
敬具
株式会社〇〇
営業部 △△ △△
電話：03-0000-0000
メール：xxxx@xxxx.xx.jp
【カジュアル寄り】信頼関係がある相手向けの文例
少し柔らかく、社外/社内ともに使いやすいバージョン。
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
このたび、日頃の感謝をお伝えしたく、
ささやかな会食の機会を設けさせていただきました。
下記日程でお時間を頂戴できましたら幸いです。
■日時：1月25日（金）19:00〜
■場所：レストラン○○（東京駅から徒歩5分の個室）
■内容：軽い懇親の場としてコース料理をご用意しています
ご都合はいかがでしょうか。
お手すきの際にご返信いただければ幸いです。
当日お会いできることを楽しみにしております。
書き方のポイント
ネガティブ情報は入れない
「急ですが」や「忙しいとは思いますが」は不要。
招待状はポジティブに書く方が印象が良い。
“メリット”を控えめに示す
例
- 「ざっくばらんに意見交換したい」
- 「理解を深める機会にできればうれしい」
- 「今後の協力体制を築ければと思います」
押しつけず、参加価値を自然に伝える。
相手にとっての安心感を最優先に
特に初対面が含まれる会食では、「個室」「所要時間」「内容」が明確だと安心して参加できる。
メール送信のタイミング
目安：2〜3週間前
ギリギリの案内は「調整しにくい」と悪印象になる。
以上、ビジネスの会食の案内状の書き方についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
