案内状の作り方について

2025年11月9日

案内状の作り方には「伝える内容を正確にまとめる構成力」と「受け取る相手に失礼のない礼儀・書式の整え方」の両方が求められます。

ここでは、ビジネス・冠婚葬祭・イベントなど幅広いシーンに応用できるよう、基本構成、文面作成の流れ、マナー、デザイン・封入方法まで詳しく説明します。

案内状の基本構成

案内状は基本的に以下の5つの要素で構成されます。

頭語と結語
- 冒頭に「拝啓」や「謹啓」などの頭語を置き、文末に対応する「敬具」「謹言」などの結語を添えます。
- 例：
  - 一般的なビジネス文書 → 「拝啓」〜「敬具」
  - 改まった儀礼文書（結婚式など）→ 「謹啓」〜「謹言」
時候の挨拶（季節の挨拶）
- 「秋冷の候」「新緑の候」など、季節感を添える一文を入れます。
- 例：
  「秋冷の候、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」
主文（目的・内容）
- 案内の主旨を明確にします。
- 例えば「このたび弊社では〇〇記念式典を開催いたします」や「下記の通り展示会を催します」など。
- 相手に「参加してほしい」「出席をお願いしたい」などの意図が伝わるように。
記（詳細事項）
- 「記」と書いて改行し、開催日時や場所、アクセス、会費などの具体的情報を箇条書きにします。
- 例： 記日時：2025年12月10日（水）午後2時より会場：〇〇ホテル 3階「桜の間」会費：5,000円服装：平服にてお越しください
結びの言葉
- 参加をお願いする言葉や、今後の厚誼を願う一文を添えます。
- 例：
  「ご多用のところ恐縮ではございますが、ぜひご臨席賜りますようお願い申し上げます。」

案内状作成の流れ

目的を明確にする
→ 何のための案内か（例：展示会・講演会・パーティー・式典・送別会など）
対象者を決める
→ 社内向けか、取引先・顧客向けかによって文体・敬語・デザインを調整します。
開催情報を整理する
→ 日時、場所、主催者、参加条件、連絡先、返信締切を正確に。
文面を構成する
→ 上記の基本構成に沿って、目的や意図を明快にまとめます。
レイアウト・デザインを整える
→ フォーマルな印象を保ちながら、見やすい配置にします。
- 和文書体（明朝体）を使うと上品に見えます。
- ビジネス案内ならA4またはA5サイズが一般的。
- 結婚式やパーティーでは二つ折りカード形式も多いです。
返信ハガキの同封（必要な場合）
→ 出欠確認が必要な場合は、返信用ハガキを添え、「〇月〇日までにご返信ください」と明記します。
封筒への宛名書きと投函
→ 毛筆または印刷で丁寧に。封筒の表面は「様」、裏面には差出人情報を記します。

マナーと注意点

差出時期：
- 式典・会合 → 2〜4週間前
- 結婚式など → 約2〜3か月前
- 展示会やイベント → 1か月前が目安
宛名・敬称：
- 個人宛なら「様」、会社宛なら「御中」。
- 「株式会社〇〇御中　△△様」とは併記しません。
言葉遣い：
- 「〜ください」よりも「〜くださいますようお願い申し上げます」と柔らかく丁寧に。
- 「拝啓」「敬具」などの対応関係を必ず正しく。
禁句：
- 式典など祝い事では「重ね重ね」「再び」など「繰り返し」を連想させる言葉を避けます。
- 葬儀・法要など弔事案内では逆に「重ねて」などが許容される場合もあります。

案内状の例文（ビジネス向け）

拝啓　初秋の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

さて、弊社ではこのたび新製品「〇〇シリーズ」の発表会を下記の通り開催する運びとなりました。
ご多忙のところ誠に恐縮に存じますが、ぜひご出席賜りますようお願い申し上げます。

記
日時：2025年12月10日（水）午後2時より
会場：〇〇ホテル 3階「桜の間」
会費：無料
連絡先：株式会社〇〇　営業企画部　担当：山田

なお、ご出欠につきましては、同封の返信ハガキにて〇月〇日までにご返信ください。

敬具