案内状で欠席を伝える時のマナーについて

2025年11月9日

案内状に対して「欠席」を伝える場合、相手への礼儀や印象を左右する非常に繊細な場面です。

ここでは、ビジネス・プライベート両面でのマナー、文面の作法、書き方のポイント、返信のタイミングや封筒の扱いまで詳しく解説します。

欠席を伝える際の基本マナー

案内状（招待状）への返事は、出欠に関わらず丁寧に返信することが最も大切です。

特に欠席する場合は、相手に失礼のないよう配慮のこもった言葉選びが求められます。

必ず返信する（無視は厳禁）
招待を受けたということは「あなたに来てほしい」という意思の表れ。出席できなくても、きちんとお礼を伝えることで誠実な印象を保てます。
なるべく早く返事を出す
出欠の確認は主催者にとって重要です。案内を受け取ってから1週間以内を目安に返事を出すのが理想です。
断り方は柔らかく・感謝を先に述べる
「欠席いたします」だけでは冷たく感じられるため、
「せっかくお招きいただきましたのに…」「ご盛会を心よりお祈り申し上げます」などのフォローが必須です。

欠席を伝える返信は、「感謝 → 欠席の理由 → 相手への気遣い」の順でまとめると自然です。

冒頭の挨拶・お礼
- 「ご招待ありがとうございます」
- 「お知らせをいただき誠にありがとうございます」
欠席の旨と理由
- 理由は具体的すぎず、ややぼかすのが上品です。
  - 「あいにく先約がございまして」
  - 「やむを得ない事情により」
  - 「当日は所用のため」など
お祝い・応援・感謝の言葉
- 「ご盛会を心よりお祈り申し上げます」
- 「皆さまのご健勝とご発展をお祈りいたします」
結びの挨拶
- 「またお目にかかれる日を楽しみにしております」
- 「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
このたびはご丁重なご案内をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのお招きにあずかりましたが、あいにく当日は所用により出席いたしかねます。
ご盛会を心よりお祈り申し上げますとともに、今後のご発展をお祈り申し上げます。
敬具

ご招待いただき、誠にありがとうございます。
ぜひ出席させていただきたかったのですが、既に予定が入っており今回は失礼させていただきます。
ご盛会をお祈り申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。

ご招待ありがとう！
本当はぜひお祝いに駆けつけたかったのですが、どうしても外せない予定があり出席できません。
お二人の末永いお幸せを心よりお祈りしています。また改めてお祝いさせてくださいね。

招待状に同封の「返信はがき」で欠席を伝えるときは、筆記用具と書き方に注意します。

ご欠席 させていただきます
お招きいただきありがとうございました
皆さまのご健康とご発展をお祈り申し上げます

→ 相手が気を悪くしない「やむを得ない理由」をやや抽象的に表現するのがポイントです。

欠席はネガティブに受け取られやすいため、最後に「ご縁を大切にする言葉」を添えると印象が和らぎます。

例

以上、案内状で欠席を伝える時のマナーについてでした。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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