運動会の案内状は、学校や団体が地域の自治会、教育関係者、協力者などの来賓へ向けて「ご出席をお願いする正式文書」です。
単なる招待ではなく、日程通知・協力への感謝表明・式典への出席依頼・当日の流れの共有という複数の目的が含まれています。
来賓案内状が丁寧であればあるほど、相手に敬意が伝わり、当日の参加率や好印象につながります。
案内状に必ず入れるべき基本要素
来賓向け案内状には、以下の要素が抜け漏れなく含まれていることが重要です。
頭語・時候のあいさつ
- 「拝啓」「謹啓」などの頭語
- 季節に合わせた時候のあいさつ（例：秋季なら「秋冷の候」など）
相手への日頃の感謝
地域の方や関係者へ敬意を示す文言は非常に重要。
運動会開催の報告
- 目的
- 主催団体名
- 年次（「第〇回」など）
日時・場所・スケジュール
- 開催日
- 開会時刻
- 会場
- 雨天時の対応（延期 or 体育館実施など）
来賓の席・集合時間・受付
来賓席を設けている旨や、受付・誘導の説明も丁寧に書くことで混乱を防ぎます。
出欠の確認方法
- 返信用はがき
- メール
- 電話
など、団体ごとに形式を明示。
結語（敬具など）と差出人を明記
- 発行者名（校長名・PTA会長など）
- 学校名・団体名
- 連絡先
季節に合わせた時候の挨拶例
運動会は主に「春（5～6月）」と「秋（9～10月）」に行われるため、その季節に合った表現を使うと文面が引き締まります。
春の表現
- 新緑の候
- 薫風の候
- 初夏の候
秋の表現
- 秋涼の候
- さわやかな秋晴れの続く昨今
- 実りの秋を迎え
文章構成のテンプレート（フォーマット）
案内状の一般的な構成は次の通りです。
1. 頭語（拝啓）
2. 時候のあいさつ・日頃の感謝
3. 運動会開催のお知らせとご案内
4. 日時・場所・内容詳細
5. 出欠のお願い
6. 当日のお願い・備考
7. 結語（敬具）
8. 日付・団体名・代表者名
来賓案内状の文例（すぐ使える完全版）
以下は、学校やPTAなどでそのまま利用できる、格式と読みやすさを兼ね備えた例文です。
文例（秋の運動会・来賓向け）
拝啓 秋涼の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素より本校の教育活動に格別のご理解とご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
さて、このたび本校では「第〇回 ○○小学校 運動会」を下記のとおり開催する運びとなりました。
つきましては、ご多忙中とは存じますが、ぜひご来臨賜り、児童たちの励ましの一助となっていただければ幸いに存じます。
記
【日 時】 令和〇年〇月〇日（〇） 午前〇時〇分 開会
【会 場】 ○○小学校 校庭
※雨天の場合は翌日に順延（再順延の場合は当日朝にご連絡いたします）
【内 容】 開会式、各学年競技、応援合戦、閉会式ほか
【受 付】 正門横来賓受付テントにて 〇時〇分より
ご出席いただける場合は、同封の返信はがきにて〇月〇日までにご返送くださいますようお願い申し上げます。
皆様のご臨席を心よりお待ち申し上げております。
敬具
令和〇年〇月〇日
○○市立 ○○小学校
校長 ○○ ○○
（連絡先：000-000-0000）
来賓案内状を書くときの注意点
案内状は相手への礼儀を示す文書なので、次のポイントを押さえるとより完成度が上がります。
文体は「です・ます」調ではなく、改まった「文語調」が理想
例：
- 誤：開催しますので、来ていただけると嬉しいです
- 正：ご来臨賜りますようお願い申し上げます
詳細は箇条書きで読みやすくする
時間や場所は箇条書きのほうが事務的に正確に伝わります。
雨天時対応は必ず記載
当日の問い合わせをなくすためにも必須。
来賓席への案内は丁寧に
来賓は「案内が不十分だと迷う」ため、受付位置は明示する。
差出人は代表者名までしっかり記載
学校や団体の信頼性が増します。
封筒・差し出し方のマナー
案内状は「正式文書」として扱われるため、外側のマナーにも注意します。
封筒
- 白無地の封筒が一般的
- 宛名は縦書き
- 宛名には「様」「ご一同様」などを丁寧に記載
同封物
- 案内状（本紙）
- プログラム
- 返信はがき（出欠確認用）
- 返信用封筒（必要な場合）
差し出し時期
- 運動会の3～4週間前が目安（遅くても2週間前）
来賓向け案内状をさらに良くするコツ
来賓案内は、ただの「連絡」ではなく、団体の姿勢が最もよく表れる文書です。
より洗練させるためには、次の工夫が効果的です。
来賓の立場に立って情報整理する
- 会場の場所は初めて来る人にも分かりやすいか
- 到着後の導線（受付 → 来賓席）のイメージができるか
こうした配慮は、読んだ瞬間の安心感につながります。
句読点を控えめにし、改行で読みやすくする
正式文書では「句読点をできるだけ減らす」のが伝統的な作法です。
現代では完全に無くす必要はありませんが、バランスを整えることで品位が上がります。
図 map を添えるとさらに親切
Google Map の地図印刷や、校庭の配置図を同封すると丁寧です。
以上、運動会の来賓の案内状についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
