展示会のご案内（招待状や告知文）は、単なる「イベント情報の告知」ではなく、来場の動機を明確に伝え、参加意欲を引き出すための営業ツールです。
そのため、情報をわかりやすく整理し、魅力的に伝える工夫が欠かせません。
以下では、「展示会のご案内」を作成する際に押さえておきたいポイントを7つの視点から詳しく解説します。
ターゲットを明確にする
まずは誰に向けた案内なのかを明確にします。
ターゲットの業種・職種・課題・ニーズを意識すると、伝えるべき情報やトーンが変わってきます。
- BtoB：製品の導入検討者や技術者に向けて専門的な言葉を使う
- 一般消費者向け：わかりやすく親しみやすい表現を使う
ポイント：対象読者が「自分ごと」として受け止められる内容にすること。
展示会の魅力を端的に伝える
招待状を読む時間はごくわずか。冒頭の数行で「行ってみたい」と思わせる魅力を打ち出す必要があります。
以下のような要素を盛り込みましょう。
- 出展内容（製品・サービス）
- 見どころ（新製品発表、デモ体験、限定特典など）
- 業界トレンドや課題解決との関連性
例：「話題の新製品を初公開！〇〇の最新技術を、ぜひ会場でご体感ください」
基本情報は箇条書きでわかりやすく
展示会の「開催概要」は、読みやすく整理して掲載します。
視認性を意識して、箇条書きや表組みなどを使うのがおすすめです。
- 会期（日時、開催日数）
- 会場（地図リンクやアクセス方法もあると◎）
- 出展ブース番号
- 参加費（無料／要事前登録など）
- 主催者情報
ポイント：スマホ閲覧にも配慮して、改行や余白を活用しましょう。
ご来場メリットを具体的に示す
「なぜわざわざ足を運ぶ価値があるのか？」を来場者の目線で伝えることが重要です。
- 解決できる課題や得られる知識
- 展示会限定の特典（ノベルティ、割引、プレゼント）
- 実物を触れる、担当者と直接話せるといった利点
例：「その場で無料診断・個別相談を実施。貴社に最適なソリューションをご提案します」
デザインとレイアウトも重要
印刷物やPDF、メール本文であっても、視覚的な印象は非常に重要です。
パッと見て「見やすい」「洗練されている」「行きたくなる」案内にしましょう。
- 見出し・小見出しで構造をはっきりさせる
- 写真や製品画像、図解などを効果的に使用
- 強調したい情報には色や太字でアクセント
ポイント：ブランドイメージを損なわないよう、統一感のあるデザインにする
行動を促す「導線」を必ず設ける
来場登録や詳細ページへのリンク、QRコードなどを必ず設置して、案内を読んだ人がスムーズに次の行動に移れるようにします。
- WebフォームやLPへのリンク
- PDFのダウンロード先
- 担当者への問い合わせ先（電話・メール）
例文：「来場登録はこちらから → https://…」「詳細資料をダウンロード」
配信・配布のタイミングと手段も設計する
案内を届けるタイミングやチャネルも重要な要素です。
以下を踏まえて計画的に展開しましょう。
- タイミング：1〜2か月前から案内開始、2週間前にリマインドが効果的
- 配布手段：DM、メール、FAX、SNS、Web告知など
- 対象者ごとの出し分け：既存顧客／見込み顧客／メディアなど
ポイント：複数のチャネルを活用して認知を最大化しましょう。
補足：案内文テンプレート（メール or 印刷物）
件名：新製品初披露！「〇〇展示会」ご来場のご案内
平素より大変お世話になっております。
このたび弊社は、○月○日から開催される「〇〇展示会」に出展する運びとなりました。
当日は新製品「○○」の初公開や、体験型デモンストレーションを予定しております。
【展示会概要】
■名称：第○回 〇〇展示会
■日時：○月○日（○）〜○月○日（○）10:00～17:00
■会場：〇〇展示場（○○駅から徒歩〇分）
■弊社ブース：ホールA・ブースNo.○○
【ご来場のメリット】
✓ 業界初！新開発〇〇技術を体験
✓ 会場限定の特別キャンペーン
✓ 技術担当者と直接相談できるチャンス
ご多忙中とは存じますが、ぜひご来場賜りますようお願い申し上げます。
来場登録はこちら →（URL）
まとめ
展示会の案内は単なるお知らせではなく、来場者の「行動」を促すマーケティングツールです。
魅力的なコンテンツを提供しつつ、的確な伝え方と導線設計を心がけることで、来場数や商談化率の向上につながります。
以上、展示会のご案内の作成ポイントについてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
