社員証を無くした場合はどうすればいいのか

社員証（IDカード）を紛失した場合は、会社のセキュリティ・労務管理上の観点からも極めて重要な問題です。

そのため、迅速かつ適切な対応が求められます。

以下に、一般的な企業における対応手順を具体的かつ丁寧に解説します。

社員証を紛失したことに気づいたら、まずすぐやること

所属部署の上司へ報告する

最優先で直属の上司またはチームリーダーに口頭またはメールで報告します。
報告時のポイント

• 紛失した日時
• 最後に使用・所持していた場所
• 私的利用の有無（通勤や社外打合せなど）
• 紛失場所の心当たり（会社内・通勤途中・飲食店など）

総務部・人事部に正式に連絡

次に、会社の総務部や人事部、またはセキュリティ部門に連絡します。

これは社員証が入退室のセキュリティカードやICチップ付のものである場合、悪用のリスクがあるためです。

社員証には社名、氏名、社員番号、顔写真などが印字されており、「身分証明書」として第三者に悪用される可能性もあります。

社内手続き：紛失届の提出

多くの企業では、「社員証紛失届」や「再発行申請書」の提出が必要になります。

記載する内容の例

• 氏名・社員番号・部署名
• 紛失の日時と場所
• 紛失の経緯（簡潔かつ事実に基づいて）
• 発見の可能性（あり／なし）
• 念のため警察へ届けたかどうか

社内での対応措置

一時的な入退室の対応

セキュリティカードを兼ねている社員証の場合は、以下のような対応が取られることが多いです。

• 臨時入館証の貸与
• 上司または管理者同伴での入退室

システム上の無効化

紛失した社員証のIDをシステム上で無効化します。

これにより第三者による不正アクセスを防ぎます。

警察への遺失物届出（必要に応じて）

社外で紛失した可能性が高い場合（例：通勤中に落とした、カフェに置き忘れた等）、最寄りの警察署に遺失物届を出しておくことが望ましいです。

会社によっては、遺失物届の受理番号や写しの提出を求められることもあります。

再発行の流れ

再発行申請書の提出

正式に再発行を依頼するための社内フォーマットがあることが多いです。

費用負担

会社によっては以下のような規定があります。

• 初回は会社負担、2回目以降は自己負担
• 一定額（例：1,000円〜3,000円）の実費負担

再発行の納期

通常は1日〜1週間以内で再発行されますが、印刷業者に外注している場合はやや時間がかかることもあります。

再発行後に気をつけるべきこと

• 今後は社員証ケースの使用やネックストラップの装着を推奨されることがあります。
• 一部の企業では、再発行回数が記録されて評価項目に含まれる場合もあるため注意。
• 同じ過失を繰り返さないように、行動習慣を見直しましょう。

補足：会社によって異なる可能性がある項目

以下の内容は企業によって大きく異なることがあるため、必ず社内規定や就業規則を確認してください。

項目	企業ごとの違いが出やすい点
紛失の報告期限	当日中、翌日中、3営業日以内など
紛失届の提出方法	紙面・電子申請・メール報告など
再発行の費用	無料／部分負担／全額自己負担
警察届け出の要否	必須／任意
社内ペナルティ	注意指導のみ／評価への影響ありなど

まとめ

ステップ	内容
①	上司に報告
②	総務・人事へ連絡
③	紛失届を提出
④	社員証をシステム上で無効化
⑤	警察に遺失物届け（必要に応じて）
⑥	再発行手続き
⑦	再発行後は再発防止の意識を持つ

以上、社員証を無くした場合はどうすればいいのかについてでした。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。