パンフレットを送付する際には、単に同封するだけでなく、「添え状（送付状）」を付けることで、より丁寧な印象を与え、相手にスムーズに内容を理解してもらうことができます。
添え状は、送付するパンフレットの目的や簡単な説明を添え、相手に対する礼儀を示すビジネス文書です。
ここでは、添え状の基本構成や文例、ポイントについて詳しく解説します。
添え状（送付状）の基本構成
一般的な添え状は、以下の要素で構成されます。
頭語・挨拶
- 「拝啓」「謹啓」などの頭語で始め、時候の挨拶を添えるのが一般的。
- 送付先との関係性によって、フォーマルな表現を使い分ける。
本文（送付の趣旨）
- パンフレットを送付する目的を簡潔に説明。
- 相手が興味を持ちやすいように、パンフレットの内容を簡単に紹介。
結びの挨拶
- 「ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。」など、確認をお願いする文言を入れる。
- 今後の対応について触れることも可能。
結語
- 「敬具」「謹白」などの結語で締める。
差出人情報
- 会社名、部署名、担当者名、連絡先を明記。
- 日付を入れるのも一般的。
添え状のフォーマット（例文付き）
フォーマルなビジネス向け
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、このたび弊社の商品・サービスをご紹介させていただきたく、パンフレットをお送りいたしました。
本資料には、弊社の最新の製品情報および導入事例を掲載しておりますので、ご査収のほどお願い申し上げます。なお、ご不明点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社○○○○
営業部 ○○ ○○
TEL: 000-0000-0000
Email: ○○@○○.com
カジュアルな取引先向け
謹啓
いつもお世話になっております。先日のお打ち合わせの際にご関心をお寄せいただいた弊社の製品・サービスについて、詳細をまとめたパンフレットをお送りいたします。
ご覧いただき、ご不明点がございましたらお気軽にお問い合わせください。引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社○○○○
営業部 ○○ ○○
TEL: 000-0000-0000
Email: ○○@○○.com
ダイレクトメール（DM）向け
拝啓
時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、このたび弊社では、新たな商品・サービスのご案内をさせていただきたく、パンフレットをお送りいたしました。
本パンフレットでは、〇〇の特長や導入メリットについて詳しくご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。なお、詳細なご説明やお見積りのご希望がございましたら、お気軽にご連絡いただければと存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
令和〇年〇月〇日
株式会社○○○○
営業部 ○○ ○○
TEL: 000-0000-0000
Email: ○○@○○.com
添え状を作成する際のポイント
簡潔にまとめる
- 送付の目的を明確にし、余計な情報は省く。
- A4サイズ1枚に収めるのが基本。
送付内容を明記
- 「パンフレット〇部」「カタログ〇部」など、同封物を明記すると親切。
相手に応じた表現を使う
- 目上の人や新規取引先には丁寧な表現を。
- 既存顧客やカジュアルな関係の取引先には簡潔な文章でもOK。
企業ロゴや社名を明記
- 企業の正式名称やロゴを入れることで、信頼感を高める。
手書きメッセージを加える（必要に応じて）
- 個別対応が求められる場合、手書きで一言添えると効果的。
添え状をつけるメリット
礼儀と信頼感の向上
- 書類を送付する際に添え状をつけることで、丁寧で信頼感のある対応と印象づけることができる。
内容の明確化
- 何のために送付されたのかが明確になり、受け取った側もスムーズに対応できる。
ビジネスの円滑化
- 送付するパンフレットが商談や問い合わせにつながる場合、事前に補足説明を入れることでスムーズな進行が可能。
まとめ
パンフレット送付時の添え状（送付状）は、相手に対する礼儀を示し、内容をスムーズに理解してもらうための重要なビジネス文書です。
フォーマルな表現とカジュアルな表現を使い分けながら、簡潔かつ丁寧にまとめることがポイントです。
添え状をつけることで、パンフレットの効果を最大限に引き出し、ビジネスの成功につなげることができます。
以上、パンフレット送付の添え状についてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
