「封筒に『見積書在中』と記載するべきか」という問いは、ビジネスマナー、安全性、郵送効率、受け取り側への配慮という観点から考える必要があります。
冒頭に結論から言うと基本的には「記載した方が望ましい」が、ケースバイケースで慎重な判断が必要です。
以下に、記載するべきかどうかを判断するためのポイントを詳しく解説します。
目次
「見積書在中」と封筒に記載するメリット
中身が明確になり、社内での処理がスムーズ
- 受け取った側が内容を確認せずとも、中身が「見積書」と分かるため、適切な担当者に迅速に回される。
- 特に企業では、総務部門や受付などを通して郵便物が仕分けられるため、「見積書在中」とあれば営業部や購買部にスムーズに届く。
紛失や誤配を防止できる
- 封筒に記載がないと、書類が見落とされたり、別の書類と一緒に処理されてしまうリスクがある。
- 「重要書類在中」と併記することで、さらに注意喚起できる。
開封担当者がすぐに判断できる
- たとえば上長や購買担当者が直接開封する必要がある場合、「見積書」と明記されていれば余計な手間をかけずに対応できる。
「記載しない」方がよいケースもある
セキュリティ・機密性の観点
- 見積書には価格や取引条件などの機密情報が記載されていることが多いため、外部に中身を知らせたくない場合は「在中」の表記を避ける。
- 特に競合が多い業界や、新規取引先とのやりとりの場合は、不要な情報漏洩を防ぐ意味でも「記載なし」が無難。
個人宛や少人数の事務所などの場合
- 受け取る側が限定されており、郵便物の仕分けが不要であれば、わざわざ「見積書在中」と書く必要はない。
- 中身を知られたくない場合や、あえて無地の封筒で送ることで誠意や配慮を示すケースもある。
封筒に記載する場合の書き方（実用的な例）
表面の記載例（縦書き封筒の場合）
見 積 書 在 中
（左側、赤字または朱書きで縦書き、枠線で囲むと丁寧）
表面の記載例（横書き封筒の場合）
【見積書在中】
→ 封筒の左上または中央やや上に記載。赤字で書くと目立つ。
併記するとよい文言
- 「重要書類在中」
- 「折り曲げ厳禁」
- 「親展」（※宛名の個人が開封すべきという意味）
まとめ
| 項目 | 記載するべき | 記載しない方が良い |
|---|---|---|
| 宛先が法人・部署 | ◯ | |
| 宛先が個人・小規模事務所 | △ | ◯ |
| 機密性が高い内容 | ◯ | |
| 仕分けが必要 | ◯ | |
| 見積書が複数送られる（紛失防止） | ◯ |
代替手段：封筒の中だけで明記する方法
中身のセキュリティを重視したい場合は、封筒の外には何も書かず、中の見積書に「表紙（見積書在中）」をつける方法もあります。
これにより外部への情報漏洩を避けつつ、受け取った後の処理もしやすくなります。
補足：メール送信の場合は？
デジタルの時代では、見積書をメール添付で送ることも一般的です。
その場合は、
- 件名に「【見積書】○○株式会社様」などと明記
- PDFファイル名を「見積書_送付日_貴社名.pdf」のようにして整理
- メール文中でも「添付にて見積書をお送りします」と一文入れる
という配慮が必要です。
以上、封筒に見積書在中を記載するべきかについてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
