名刺をメールで送る場合、対面での名刺交換とは異なり、正式なビジネスマナーを守る必要があります。
メールでの名刺送付は、特にオンラインでのやり取りが主流になった現代では一般的ですが、送付の仕方によっては失礼にあたることもあります。
以下では、名刺をメールで送る際の基本的なマナー、適切なフォーマット、注意点などについて詳しく解説します。
名刺をメールで送る際の基本的なマナー
名刺をメールで送る際には、次のポイントを押さえることが重要です。
相手に了承を得る
名刺は本来、対面で交換するものです。いきなりメールで送ると、相手にとっては唐突に感じられる可能性があります。
そのため、事前に「名刺データをお送りしてもよろしいでしょうか？」と確認するのが望ましいです。
例文
お世話になっております。
先日のお打ち合わせでは貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
もし差し支えなければ、私の名刺データをメールにてお送りしてもよろしいでしょうか？
了承を得てから送ることで、相手に失礼にならず、スムーズなやり取りが可能になります。
適切なメール文を添える
名刺データのみを添付して送るのは避け、簡潔で丁寧なメール文を添えましょう。
良い例
件名：名刺データ送付のご案内（○○株式会社 ○○）
お世話になっております。
○○株式会社の○○と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。本日は、名刺のデータを添付にてお送りいたします。
お手数ですが、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
署名
会社名：○○株式会社
部署名：○○部
氏名：○○ ○○
電話番号：○○-○○○○-○○○○
メールアドレス：○○@○○.com
会社URL：https://○○.com
このように、挨拶や感謝の言葉を含めつつ、簡潔に名刺データを送付する旨を伝えましょう。
適切なファイル形式で送る
名刺を送る際のファイル形式は、以下のいずれかが一般的です。
- PDF（推奨）：どのデバイスでも開きやすく、改変されにくい
- JPEG / PNG：画像として保存され、スマホでも閲覧しやすい
- vCard（VCF）：スマートフォンやPCのアドレス帳に登録しやすい
基本的にはPDFで送るのが最も無難ですが、相手がスマートフォンで名刺情報を管理する場合はvCardも便利です。
添付ファイルのサイズに注意
名刺データが重すぎると、相手のメールボックスの容量を圧迫したり、迷惑メールフィルターに引っかかる可能性があります。
適切なサイズ（1MB以下）に圧縮して送付するのが望ましいです。
セキュリティ対策を考慮する
名刺には個人情報（氏名、会社名、メールアドレス、電話番号など）が含まれるため、適切なセキュリティ対策を行う必要があります。
- パスワード付きZIPファイルで送る（機密性の高い場合）
- クラウドストレージ（Google Drive、Dropbox など）にアップロードし、リンクを送る
- 送信先のメールアドレスを間違えないように注意する
特に社外の人に送る場合、誤送信は情報漏洩につながるため慎重に対応しましょう。
名刺をメールで送る際のNGマナー
次に、やってはいけないNGマナーを紹介します。
メール本文なしで名刺だけ添付する
名刺だけを添付ファイルとして送りつけるのは、失礼にあたります。
簡単な挨拶や送付の意図を記載するようにしましょう。
NG例
（件名なし）
（本文なし）
（名刺データのみ添付）
このようなメールを受け取ると、相手は「誰から何のために送られてきたのか？」と困惑するため、必ず本文を記載しましょう。
大きすぎるデータを送る
高解像度の名刺画像をそのまま送ると、ファイルサイズが大きくなり、相手のメール受信に負担をかける可能性があります。
事前に圧縮し、1MB以下にするのが適切です。
vCard（VCF）形式のみで送る
vCard（VCF）形式は便利ですが、すべてのデバイスでスムーズに開けるわけではありません。
PDFや画像形式と併用して送るのがベターです。
企業のポリシーを無視して送る
企業によっては、名刺データの取り扱いに関するポリシーがある場合があります。
特に情報管理が厳しい企業では、PDFでの送付が禁止されているケースもあるため、相手の会社のルールを事前に確認するのが理想です。
まとめ
名刺をメールで送る際は、以下のポイントを押さえましょう。
- 事前に了承を得る（いきなり送らない）
- 適切なメール本文を添える（感謝・目的・連絡先など）
- PDF・JPEG・vCardのいずれかで送付する（PDFが無難）
- ファイルサイズを1MB以下にする（容量を圧迫しない）
- セキュリティに配慮する（誤送信・情報漏洩対策）
これらのマナーを守れば、ビジネスメールとして失礼にならず、スムーズに名刺を送付できます。
相手との関係性を大切にしながら、適切な方法で名刺を送るようにしましょう。
以上、名刺をメールで送る場合のマナーについてでした。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
